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Wie werden Unkosten erstattet?

Gelegentlich kommt es vor, dass jemand für den Verein etwas einkauft oder Fahrten für den Verein mit dem privaten PKW unternimmt. Um die so entstandenen Unkosten erstattet zu bekommen, gibt es ein Formular. Grundsätzlich gilt, dass für jede Kostenerstattung ein Beleg nötig ist. Das sind i.d.R. Kassenzettel oder Eigenbelege (bei Fahrtkosten).

Erstattung von Unkosten:

 1. Belege Sammeln und durchnumerieren
 2. Kostenerstattungsformular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben 
 3. Belege auf die Rückseite des Formulars oder auf ein extra A4-Blatt kleben
 4. Formular und aufgeklebte Belege dem Schatzmeister zukommen lassen.

H I N W E I S: Ich nehme nicht länger Abrechnungen an, die aus losen Blättern bestehen bzw. nicht im A4-Format sind. Folgende Dinge sind nicht statthaft:

 - Einzelne Kassenzettel die nicht auf ein A4-Blatt geklebt sind.
 - Belege, die so zusammen getackert sind, dass sie nicht ohne weiteres einscannbar sind.
 - A4-Blätter die nicht per Tacker zusammen geheftet sind.
 - Kassenzettel, auf denen sowohl Vereinsausgaben als auch private gemischt sind.

Im Zeifelsfall bitte mich fragen.

Fahrtkostenbelege:

Erstattungsfähig sind Fahrten wenn ihr z.B. Material zu einem Markt fahrt. Im Zweifelsfalle fragt bitte vor einer Fahrt beim Vorstand oder AG-Leiter nach.

Jeder gefahrene Kilometer wird derzeit mit 27ct vergütet (Transporter, oder PWK + Anhänger 32ct).

Zusatzkosten (z.B. Maut, Fähren, Parktickets, jedoch KEINE Tankquittungen oder Abschlepp-/Werkstattkosten) sind extra erstattungsfähig.

 1. Anzahl der gefahrenen Kilometer merken
 2. Fahrtkostenformular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben 
 3. Kostenerstattungsformular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben

Kassenzettel:

Klebt bitte die Kassenzettel auf die Rückseite des Formulars oder auf ein extra A4-Blatt.

Bitte vermeidet es, private Ausgaben und Vereinsausgaben auf einem Kassenzettel zu haben. Wenn ihr im Laden sowohl private als auch Vereinssachen einkauft, macht bitte 2 Kassenvorgänge draus.

Bitte vermeidet es, Ausgaben mehrerer Bereiche in einer Abrechnung zu haben. Wenn ihr also beispielsweise für Mittelaltermärkte etwas einkauft und gleichzeitig auch noch etwas fürs Larp-Basteln, macht bitte zwei Abrechnungen draus.

Bitte rechnet zeitnah ab. Wenn ihr erst Monate nach der Ausgabe abrechnet, erschwert das die Nachvollziehbarkeit nur unnötig. Auf keinen Fall möchte ich Abrechnungen aus einem Vorjahr verspätet bearbeiten müssen.

Wie kommt die Abrechnung zum Schatzmeister?

Entweder ihr gebt sie einem der Vorstände oder ihr schickt sie direkt an den Verein:

 Widukinds Wächter e.V.
 Kerbelbreite 31
 39116 Magdeburg

Wenn ihr Fragen habt, schreibt mir am besten eine Mail an die info@… - Adresse.

Euer Schatzmeister.

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  Zuletzt geändert am 18 November 2017 14:41 Uhr  
   
   
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